Komunitas Stanford yang terhormat,
Nama saya David Sengthay, dan saya Ketua Alokasi Senat Sarjana (UGS) ke-26. Jika Anda membaca ini, Anda mungkin bertanya-tanya apa itu Ketua Alokasi dan bagaimana pengaruhnya terhadap Anda. Sederhananya, saya menyetujui dan mengalokasikan dana ke lebih dari 700 Organisasi Mahasiswa Sukarela (VSO) di kampus. Baik Anda baru saja mencoba klub di FestiFall minggu ini atau eksekutif klub berpengalaman yang mengajukan permohonan pendanaan melalui GrantEd, keputusan yang diambil komite saya sangat penting tidak hanya untuk membentuk jalur Anda sebagai mahasiswa tetapi juga mempertahankan komunitas kampus kami.
Filosofi saya sederhana: Saya ingin dana yang kami investasikan pada acara dan program Anda memiliki dampak jangka panjang yang jauh melampaui nilai moneter apa pun.
Namun, satu hal yang saya temukan sejak memasuki peran ini adalah banyak mahasiswa di kampus yang kurang memahami hubungan simbiosis antara VSO dan ASSU. Sebagai penghubung antara kedua entitas ini, saya menulis artikel ini sebagai kursus kilat mengenai pendanaan VSO dan cara memanfaatkannya semaksimal mungkin. Saya ingin memastikan bahwa tahun akademik 2024-25 diisi dengan kelompok mahasiswa yang berkembang pesat, sehingga semua orang di kampus kami akan menemukan sesuatu yang tepat untuk mereka.
Dasar-dasar pendanaan hibah ASSU
Pertama, mari kita definisikan beberapa istilah dan kosakata utama:
- Mahasiswa Asosiasi Universitas Stanford (ASSU): Semua mahasiswa yang terdaftar, sarjana dan pascasarjana, adalah anggota ASSU.
- Senat Sarjana (UGS): Badan legislatif dan pendanaan ASSU, terdiri dari 15 Senator terpilih. Komite Alokasi, sebagai bagian dari UGS, bertanggung jawab untuk menyebarkan dana ASSU ke lebih dari 700 VSO di kampus.
- Petugas Keuangan (FO): Setiap VSO menunjuk seorang pejabat untuk bertanggung jawab atas penganggaran, akuntansi dan pengajuan hibah pendanaan ASSU. FO memainkan peran penting dalam mengelola aspek keuangan VSO dan memastikan bahwa permohonan pendanaan mereka sejalan dengan kebijakan kami.
- Diberikan: Sistem manajemen keuangan untuk VSO, yang mengelola semua penggantian biaya, pembayaran vendor, transfer antar grup dan departemen, pendanaan ASSU, simpanan, dan layanan perbankan lainnya.
- Organisasi Mahasiswa Sukarela (VSO): Nama keren Stanford untuk kelompok dan klub mahasiswa yang bertempat di bawah ASSU.
ASSU adalah salah satu sumber utama pendanaan kelompok mahasiswa. Hibah yang kami bagikan dimaksudkan untuk mendukung biaya VSO. Kebanyakan VSO memenuhi syarat untuk menerima dua jenis hibah: tahunan dan cepat. Mari kita uraikan itu.
| Hibah Tahunan | Hibah Cepat | |
| Apa cakupannya? | VSO besar. | Acara kecil atau kebutuhan logistik mendesak. |
| Bagaimana jadwal lamarannya? | Aplikasi diterima di Winter Quarter, dari Minggu 1 hingga 4. Anda mengajukan permohonan pendanaan di Winter Quarter tahun akademik berikutnya. | Lamaran diterima setiap kuartal, dari Minggu 1 hingga 9. Anda melamar setidaknya dua minggu sebelum acara atau aktivitas Anda. |
| Oleh siapa dana tersebut disetujui? | Komite pendanaan legislatif masing-masing menyetujui hibah untuk pemungutan suara. Badan mahasiswa memberikan suara pada surat suara selama pemilihan ASSU. | Komite pendanaan legislatif masing-masing (Senat Sarjana atau Dewan Mahasiswa Pascasarjana) menyetujui dana tersebut. |
| Kapan dana tersedia? | Pada awal Kuartal Musim Gugur tahun ajaran berikutnya. | Satu hingga dua minggu setelah permohonan disetujui. |
| Berapa batas pendanaannya? | Pendaftaran sarjana harus melebihi $7000, namun kelompok pascasarjana dapat mendaftar di bawah ambang batas tersebut. Jumlah ini dibatasi paling banyak 5% di atas alokasi hibah tahunan sebelumnya. Penerima hibah tahunan tidak memenuhi syarat untuk mendapatkan dana tambahan ASSU sepanjang tahun. | Gabungan $7000 untuk semua permohonan hibah ASSU untuk tahun akademik tersebut. |
Beberapa catatan tentang pendanaan hibah:
- VSO yang lebih besar, dengan keanggotaan yang lebih besar, biasanya mengajukan permohonan hibah tahunan pada awal Winter Quarter karena biasanya memerlukan dana melebihi $7000.
- Sebaliknya, VSO yang lebih kecil biasanya memilih untuk tidak mengikuti proses hibah tahunan dan mengajukan permohonan hibah cepat sepanjang tahun karena anggaran mereka di bawah $7000.
- Semua permohonan pendanaan harus mengikuti pedoman pendanaan kami. Kami tidak mendanai permintaan pendanaan yang berlaku surut. Semua hibah harus diserahkan dan disetujui sebelum uang dibelanjakan, jadi kami tidak menyediakan dana untuk pembelian yang sudah dilakukan.
- GrantEd adalah platform di mana para pemimpin VSO akan mengajukan permohonan hibah dan melacak status mereka sepanjang tahun. Anda dapat mempelajari lebih lanjut tentang hibah pendanaan ASSU di situs web kami.
Lebih lanjut tentang hibah cepat
Bagi sebagian besar VSO, musim Quick Grant berlangsung sepanjang tahun. Sepanjang tahun akademik 2024-25, Komite Alokasi akan mengawasi pendanaan lebih dari 700 kelompok mahasiswa di kampus Stanford.
FO akan menyerahkan permohonan Hibah Cepat mereka di GrantEd dan Komite Alokasi akan bertemu sebelum pertemuan UGS setiap minggu untuk meninjaunya. Komite memastikan bahwa hibah mengikuti pedoman pendanaan kami dan menunjukkan manfaat yang jelas bagi komunitas sarjana kami. UGS kemudian akan menyetujui atau menolak permohonan tersebut berdasarkan rekomendasi Komite Alokasi. Jika disetujui, dana kemudian akan diposkan, dan VSO dapat menggunakan dana yang dialokasikan untuk tujuan yang diuraikan dalam permohonan hibah mereka.
VSO didorong untuk menghadiri jam kerja pendanaan dengan senator Komite Alokasi untuk evaluasi awal permohonan mereka. VSO juga dapat menghubungi Komite Alokasi jika ada pertanyaan di [email protected]. Untuk ikhtisar prosesnya lebih detail, Anda dapat membaca di sini.
Hubungan antara ASSU dan Anda
Sebelum saya meninggalkan Anda menunggu artikel Winter Quarter saya tentang proses Hibah Tahunan, saya ingin menyoroti bagaimana hal ini mempengaruhi Anda, rata-rata mahasiswa Stanford.
VSO adalah sumber kehidupan kampus kami. Mereka memiliki kekuatan luar biasa untuk mengubah pengalaman Stanford: melalui VSO, banyak dari kita yang menemukan komunitas, mengembangkan keterampilan kepemimpinan, dan belajar bersama mereka yang memiliki nilai-nilai yang sama dengan kita. Dan sebagai mahasiswa, Anda memainkan peran penting dalam mendukung inisiatif penting kampus ini.
Semua siswa yang terdaftar di Stanford membayar Biaya Kegiatan Siswa setiap triwulan. Biaya ini mendukung dana hibah untuk inisiatif mahasiswa pascasarjana dan sarjana di setiap kuartal akademik. Biaya Kegiatan Siswa Anda berkontribusi langsung pada hibah ini, sehingga Anda dapat memberikan dampak pada penghidupan dan budaya Stanford.
Sebagai Ketua Alokasi, saya ingin memastikan bahwa Anda mempunyai kepentingan terhadap ke mana uang Anda disalurkan. Saya mendorong Anda untuk menghadiri pertemuan mingguan UGS kami — kuartal ini, pertemuan tersebut akan diselenggarakan setiap hari Rabu pukul 20.00 di Nitery 209. Jika suatu saat Anda merasa komite saya atau UGS tidak mencerminkan nilai-nilai Anda sebagai siswa dan anggota ASSU, Anda dapat mengirim email kepada saya di [email protected].
Oleh karena itu, saya harap Anda dapat membayangkan diri Anda sebagai bagian integral dari ekosistem ASSU kami setelah membaca artikel ini. Tidak peduli bagaimana Anda ingin menavigasi Stanford, UGS dan Komite Alokasi ada di sini untuk mendukung semuanya.
David Sengthay '27, Ketua Alokasi Senat Sarjana ke-26
PS Terlampir di bawah ini adalah beberapa bacaan lebih lanjut bagi mereka yang penasaran dengan ASSU. Ditambah lagi, sapaan khusus kepada Komite Alokasi tahun ini (Gordon Allen, Ivy Chen, Jared Hammerstrom, Noah Maltzman, Jadon Urogdy dan Celeste Vargas).